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Gruppenpostfach gelesen/ungelesen je Mitarbeiter

Christoph hat dies geteilt, 18 Monaten her
unbeantwortet

Hallo,


ich möchte gerne folgende Frage in die Runde geben, für die ich seit einiger Zeit bei verschiedenen Providern nach einer vernünftigen Lösung suche:


In Büro #1 (25 Mitarbeiter) wird ein eigener Exchange-Server betrieben, das Sekretariat bekommt alle eingehenden Nachrichten in Kopie und sortiert diese in öffentliche Ordner. Der Status gelesen/ungelesen wird hier getrennt für alle Mitarbeiter geführt, jeder Mitarbeiter abboniert die für ihn relevanten Projektordner. So sieht Mitarbeiter A in Outlook, dass eine für ihn relevante Nachricht, die aber an Mitarbeiter B adressiert wurde, eingegangen ist. Mitarbeiter C hat die Projektordner von Mitarbeiter A und B nicht abboniert und wird somit nicht von unnötigen Mails behelligt.


Dieses Vorgehen hat den großen Nachteil, dass einerseits viel Arbeitszeit für das Sortieren der Nachrichten (Sekretariat) gebunden wird und die Mitarbeiter keine vernünftige Möglichkeit (Webapp o.ä. mal ausgenommen) haben, von unterwegs (iOS) auf die öffentlichen Ordner zuzugreifen, wo dann natürlich viele relevante Mails liegen.


Für Büro #2 (4 Mitarbeiter) wäre das System viel zu aufwändig, hier wird dann häufig mit Gruppenpostfächern gearbeitet. Das löst aber eben nicht das Problem, dass alle Mitarbeiter auf dem Laufenden bleiben sollen, welche Nachrichten im Projektteam ein- und ausgehen, ohne alle 20 aktiven Projektordner mit diversen Unterordnern regelmäßig auf neue Nachrichten durchsuchen zu müssen.


Vorteil: Das Gruppenpostfach kann über iOS abgerufen werden. Nachteil: Wenn Mitarbeiter A die Nachricht als gelesen markiert, bekommt Mitarbeiter B gar nicht erst mit, dass in einem Unterordner eine ggf. für ihn relevante Nachricht liegt.


Naheliegend wäre es also, ein Gruppenpostfach mit verschiedenen Zugangsdaten zu versehen, so dass der Status gelesen / ungelesen nutzerabhängig gespeichert werden kann, aber die eigentlichen Mails von allen Bearbeitern in Ordnern abgelegt und verschoben werden können. Zugriff über iOS wäre dann auch kein Problem.


Gibt es hierzu einen guten Vorschlag, wie man dieses Szenario in mailbox.org / OX abbilden kann? Ist das ein Thema, was bei OX überhaupt auf der Agenda steht? Oder versuche ich das Problem mit einem völlig falschen Ansatz zu lösen? Vielleicht gibt es eine Möglichkeit ein vergleichbares Verhalten über Filter o.ä. abzubilden? Wie lösen andere Projektteams dieses Problem? Microsoft behandelt dieses Thema - wie ich finde - etwas stiefmütterlich, auch was dort gerade mit den Gruppen versucht wird, geht irgendwie am Problem vorbei. Aus meiner Sicht eine "Marktlücke", die ein kleinerer Anbieter gut aufgreifen könnte.


Viele Fragen, aber ich möchte das Thema einmal bewusst so offen lassen und bin gespannt auf Rückmeldungen und andere Vorschläge!


Viele Grüße

Christoph