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E-Mailarchivierung gem. GoBD

#Daniel hat dies geteilt, 3 Monaten her
vorgeschlagen

Nachdem jetzt ein großer oranger Webhoster, der zu 2&2 gehört, eine E-Mailarchivierung gem. GoBD gestartet hat ist meine Frage ob dies bei mailbox.org auch geplant ist (eventuell auch als Zusatzoption). Die Archivierung nach GoBD ist ja letztendlich seit 01.01.2017 Pflicht und aktuell muss ich hierfür eine extra Software kaufen.

Kommentare (8)

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Lustig, das wollte ich auch gerade fragen. Vermutlich haben wir den gleichen Artikel bei heise.de gelesen. ;-)


Für den Fall, dass Mailbox nicht bereits morgen eine GoBD-konforme Archivierung anbietet: Darf ich fragen, welche Software du verwendest und wie zufrieden du damit bist?

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Ich nutze aktuell MailStore, da die Software entsprechend zertifiziert ist und das macht die Erklärung in der Verfahrensdokumentation einfacher, ist aber nicht notwendig. Für Updates musste aber jedes Jahr ein Upgrade kaufen und bei einem Postfach ist der genannte Anbieter günstiger (wobei es nicht der erste Anbieter auf dem deutschen Markt ist der das anbietet - da solllte Heise mal besser recherchieren). Mich stört dabei einfach, das ich immer zwangsweise fünf Nutzer kaufen muss, auch wenn ich die nicht brauche.

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Vielen Dank, werde ich mir mal anschauen!

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Ich wusste garnicht, dass dieser Anbieter zu 2und 2 gehört.

In der Beschreibung bzw. Blogbeitrag hält man sich ja doch sehr bedeckt. Wenn man eMailRechnungen finanzamtsicher aufbewahren will ist dies in der Form eine gute Idee.

Für das andere eher Mailstore. Manche eMails sind doch sehr umfangreich und da man wohl alles speichern muss wäre mir ein OnlineArchiv zu unübersichtlich.

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Naja, eigentlich eher zu United Internet und da gehört auch 2&2 dazu.

Diese Form der Archivierung ist nicht nur eine gute Idee, sondern seit 01.01.2017 Pflicht. Es muss sichergestellt werden, dass die Mail mit der Rechnung nicht veränderlich ist (da Hilft auch kein Ausdruck). Die Blacklist für nicht zu archivierende Mails gefällt mir in der Umsetzung allerdings besser ausbeißen Mailstore. Und auch der Zwang mindestens 5 Benutzer in der Lizenz zu kaufen gefällt mir nicht, aber es gibt aktuell nur wenige vernünftige Alternativen.

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Beim Thema E-Mail-Rechnungen bestehen Beratungsresistenzen. Da wird gedruckt gefaltet und weggeheftet. E-Mail ausdrucken...da schüttelt es mich. Da die Mails im ursprünglichen Format vorliegen, dürfte es mit der Vorsteuer keine Probleme geben. Es gibt aber keinen Schutz vor Veränderung.


Momentan wird erstmal alles so im Mailprogramm in der Firma aufgehoben nur kann das nicht Sinn der Sache sein.

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Ist es auch nicht und wird ggf. bei einer Betriebsprüfung bemängelt, es muss nämlich gegen Veränderung, dazu gehört auch das löschen, sichergestellt werden. Und in der Nachweispflicht ist immer der Steuerpflichtige, mit einem normalen Mailprogramme wird das sehr schwierig.

Alternativ kann man ein Archivpostfach einrichten, in welches alle Mails direkt mit dem Eingang kopiert/weitergeleitet werden. Erfüllt zwar immer noch nicht die Unveränderlichkeit, allerdings kann man den Zugriff beschränken und dies auch damit begründen (im Zweifel reicht aber auch das nicht).

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Heinlein hat das Mail-Archiv erst letztes Jahr abgekündigt:

heinlein-support.de/mail-archiv


Dort heißt es auch, dass es die Idee einer neuen Version gibt. Ich kann mit nicht vorstellen, dass diese Idee mailbox.org außen vor lässt.